Certificeringstraject

Het Certificeringstraject bestaat uit de volgende onderdelen:

Voorbereiding; Alle voorbereiding die nodig is voor het opzetten, implementeren en borgen van een kwaliteitsmanagementsysteem binnen de huisartsenpraktijk dat voldoet aan de HaZo24 specificaties

Audit: Elk nieuwe certificatietoetsing bestaat uit een eerste fase en tweede fase beoordeling. De periode tussen de twee beoordelingen is ongeveer 4 weken. Gedurende deze periode kunnen eventuele onvolledigheden worden gecorrigeerd.

a. Eerste fase beoordeling: Tijdens de eerste fase geeft de assessor van de certificatie instelling toelichting op de audit. Vervolgens wordt middels een gesprek kennis gemaakt met de huisartsenpraktijk en het kwaliteitsmanagementsysteem. Het kwaliteitsbeleid, de kwaliteits-doelstellingen, de klantgerichtheid en het continue verbeteren wordt besproken.

Verder worden een aantal documenten gesproken waaronder het kwaliteitshandboek. Doel van dit bezoek is:

  • Verifiëren van de verstrekte gegevens voor de certificatie instelling
  • Onderzoeken of het kwaliteitsmanagementsysteem alle elementen bevat die de norm vraagt
  • Nagaan of het kwaliteitsmanagementsysteem gereed is voor toetsing op implementatie (tweede fase beoordeling)

b. Tweede fase beoordeling: ofwel praktijktoetsing, dient om op objectieve wijze te kunnen vaststellen of het gedocumenteerde kwaliteitsmanagementsysteem voldoende geïmplementeerd is in de huisartsenpraktijk en overeenkomstig en effectief werkt. Op basis van steekproeven van lopende werkzaamheden en/of (afgeronde) projecten, een rondgang door de praktijk en via vraaggesprekken met medewerkers worden de doeltreffendheid van het beleid en van de relevante processen en systemen onderzocht.

Indien deze fases met goed gevolg zijn afgerond krijgt de huisartsenpraktijk een positieve beoordeling en de aanbeveling voor certificatie

Terugkerende evaluaties (tussentijdse vervolgbezoeken): Om te verifiëren of het kwaliteitsmanagementsysteem nog steeds effectief is en om de voortgang van de verbeteringen van het systeeem op te volgen, brengt de certificatie instelling elke twaalf maanden een bezoek aan de huisartsenpraktijk. Een terugkerende evaluatie omvat de volgende elementen:

  1. Interne audit- en directiebeoordelingsrapportage;
  2. Openstaande verbeteracties;
  3. Voortgang in behalen van doelstellingen en verbetertrajecten;
  4. Preventieve- en verbetermaatregelen systematiek inclusief klanttevredenheid en klachtenafhandeling
  5. Veranderingen in het systeem;
  6. Het managen van veranderingen gerelateerd aan taken en verantwoordelijkheden van het personeel.

Bij de afsluitende vergadering zal de assessor de huisartsenpraktijk rapporteren over de huidige stand van het kwaliteitsmanagementsysteem en een plan opstellen voor een vervolgbezoek. Indien er tekortkomingen worden geconstateerd zullen er afspraken worden gemaakt over de opvolging hiervan.

Driejaarlijkse evaluatie: Het certificaat is 3 jaar geldig. Elk certificaat wordt na drie jaar geëvalueerd. Deze evaluatie is over het algemeen uitgebreider dan de tussentijdse evaluaties.